As tecnologias de automação estão cada vez mais presentes nos setores industriais. A área de departamento pessoal não é uma exceção.

Existe uma série de tecnologias avançadas para fazer uma gestão personalizada das informações de uma empresa.

No caso do departamento pessoal, estamos falando de aspectos como:

• Controle de ponto;
• Cumprimento das normas trabalhistas;
• Arquivar documentos;
• Gestão dos funcionários.

A automação serve principalmente para reunir todas essas e outras informações em uma mesma base de dados. Assim, os processos podem ser otimizados e a incidência de erros cai. 

Por isso, preparamos esse texto para mostrar os principais pontos do departamento pessoal e as formas de automação que podem ser aplicadas para melhorá-lo, confira.

O que é o Departamento Pessoal?

Basicamente, é o departamento que cuida das burocracias relacionadas aos colaboradores contratados.

Ou seja, o departamento pessoal de uma Empresa de engenharia civil é responsável pelo gerenciamento da folha de pagamento, geração de atestados, pagamento de férias e de outros benefícios.

Nos tópicos a seguir a importância desse departamento para o cumprimento de todas as normas trabalhistas vai ficar mais clara, acompanhe.

1. Documentos dos funcionários

Na hora de contratar um funcionário, uma fabricante de Cabinho de aço para pesca têm de receber e emitir documentações para concretizar a admissão.

Os profissionais do Departamento Pessoal são os encarregados de manter os documentos em dia, fazer anotações na folha de ponto e na carteira de trabalho, e ter certeza de que as normas trabalhistas estão sendo cumpridas corretamente.

1. Gestão da carga horária

Toda empresa tem que acompanhar de perto a carga horária de cada funcionário para garantir que a jornada de trabalho e as horas extras estão sendo cumpridas.

Se esse controle não for feito, a prestadora serviços de contabilidade preços pode cometer irregularidades sérias, incluindo passar por processos na Justiça do Trabalho.

1. Folha de pagamento

A folha de pagamento consiste na gestão do pagamento de salários, benefícios, décimo terceiro e taxas como FGTS e INSS.

O Departamento Pessoal também tem como função calcular todos esses pagamentos de maneira correta, de acordo com as normas estabelecidas pelos órgãos federais que legislam sobre o trabalho.

1. Licenças e férias

Vamos supor que o funcionário que cuida de instalação e manutenção elétrica da empresa tenha sofrido um acidente de trabalho.

Quem autoriza licenças e afastamentos e fornece atestados que comprovem a necessidade deles é o Departamento Pessoal.

O departamento cuida também da folha de pagamento e da comunicação com os órgãos públicos responsáveis nesses casos.

Além disso, o setor também faz a administração dos períodos de férias de cada colaborador para garantir que eles cumpram as jornadas de trabalho necessárias e tenham também esses tempos de descanso estabelecidos em leis.

1. Representação legal

Por último, o Departamento Pessoal é o setor que representa a empresa diante dos órgãos governamentais.

Ele faz isso principalmente por meio da emissão de documentos como o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), a Guia da Previdência e a Guia de Recolhimento do FGTS. 

Por que o Departamento Pessoal é importante?

Sabendo as principais atribuições deste departamento, já é possível imaginar toda a importância dele para o bom funcionamento dos negócios.

A existência do Departamento Pessoal é crucial para assegurar que todas as leis trabalhistas estejam sendo seguidas pelos profissionais. 

Esse ponto é vital para evitar problemas legais no futuro e está diretamente ligado ao acompanhamento criterioso dos processos de admissão e desligamento de funcionários.

Outro ponto fundamental é a realização de um gerenciamento adequado de todas as informações da equipe de colaboradores.

A organização desse setor influencia diretamente na conformidade da empresa com as regulações trabalhistas.

Além disso, contar com uma representação adequada junto a órgãos como a Previdência Social e o Ministério do Trabalho é de extrema importância.

Como automatizar os processos do Departamento Pessoal?

Após conhecer a importância e as atividades do Departamento Pessoal, é perceptível a necessidade de mantê-lo funcionando adequadamente e de maneira ágil.

Nesse contexto, a tecnologia pode ser um diferencial para que os cálculos e controle da folha ocorram mais facilmente. Assim, conhecer as maneiras de automatizar os processos do Departamento Pessoal se mostra fundamental.

Isso porque a automatização traz vários benefícios para as empresas, relacionados especialmente à otimização e à diminuição de erros humanos.

Continue lendo para saber como aprimorar o Departamento Pessoal da sua empresa de limpeza de coifas. 

1. Automação do controle de ponto

Quando o controle de ponto é automatizado, o gestor pode acompanhar em tempo real o tempo de entrada e de saída dos funcionários.

Isso também influencia na administração do período de intervalo, horas extras, repouso e férias, tudo de forma automatizada.

O resultado é a redução de erros nesse controle, a atualização automática de todos os dados e a possibilidade dos colaboradores fazerem a verificação do extrato de horas, gerenciar as horas extras e consultar a própria folha de pagamento.

1. Automação da folha de pagamento

A emissão da folha de pagamento também pode ser melhorada com o uso de tecnologias de automação.

O sistema fica responsável pelo cálculo das horas de trabalho do colaborador. Dessa forma, a determinação dos descontos é feita automaticamente.

Contudo, cabe ressaltar que ainda continua sendo necessário verificar todas as informações antes de fazer o pagamento, mas o processo é feito bem mais rapidamente.

1. Admissões e demissões

Esses cálculos também privilegiam os processos de admissão e demissão das empresas.

Quando eles são feitos por softwares especializados, as demissões são completadas com mais velocidade e eficiência.

As soluções tecnológicas para o Departamento Pessoal também possibilitam registrar funcionários e gerir documentos, duas finalidades primordiais para admitir novos profissionais no setor de  Conserto de controladores de empilhadeiras com praticidade e tempo.

1. Alinhar cargos e salários

À medida que ocorrem promoções e bonificações, é preciso ter ferramentas para alinhar cargos e salários corretamente.

Há recursos tecnológicos voltados para as atribuições do Departamento Pessoal que fazem a administração desses aspectos.

Os dados são gerados automaticamente e atualizados conforme as alterações feitas. Assim, é possível gerenciar melhor a remuneração e os benefícios de cada profissional envolvido.

1. Processos seletivos mais apurados

Existem tecnologias destinadas à otimização de processos seletivos. Elas reúnem dados com base nos pré-requisitos informados pela empresa e identificam os perfis de profissionais mais adequados.

Assim, quando o setor de instalação de dispositivo de ancoragem precisar de um profissional, os recrutadores podem fazer um gerenciamento mais eficaz dos currículos recebidos.

Como consequência, as chances de encontrar os candidatos perfeitos para as vagas disponíveis aumentam exponencialmente.

1. Armazenamento de informações

Como indicamos no começo do texto, as empresas estão precisando lidar com um volume cada vez maior de dados no dia a dia.

Essas informações precisam ser armazenadas com cuidado para evitar problemas operacionais e fiscais graves.

As soluções focadas nesse armazenamento são muito úteis, pois centralizam o acesso a documentos totalmente digitalizados e protegidos por senha.

Com isso, as planilhas que compõem o relatório vão estar seguras e poderão ser acessadas facilmente pelos profissionais competentes.

Conheça os benefícios da tecnologia para Departamento Pessoal

Quando a gestão do departamento é apoiada por tecnologias específicas, os profissionais deixam de se dedicar a atividades puramente operacionais.

Isso permite que eles se dediquem a áreas mais estratégicas, como a análise apurada das informações coletadas.

Então, os gestores têm a possibilidade de tomar decisões mais rapidamente e toda a empresa prospera.

A rotina da equipe de colaboradores também é facilitada, já que os registros de pontos e os holerites ficam disponíveis de forma online para consulta.

Ou seja, ao invés de precisar se dirigir ao escritório para falar presencialmente com o gestor, o funcionário pode simplesmente acessar o sistema do departamento no horário mais conveniente para ele.

A burocracia diminui, o que deixa os profissionais livres para se dedicarem com mais afinco à atividade principal da empresa.

Um ponto já citado e que merece menção é a diminuição dos índices de erros humanos e a otimização da rotina como um todo.

Os sistemas especializados para o Departamento Pessoal tem tecnologias próprias que levam em conta a legislação, o banco de horas e os descontos. Então, os processos de admissão e demissão, por exemplo, são apoiados por softwares que incluem essas variáveis automaticamente em todos os cálculos necessários.

Por último, atentamos para a economia que o uso das tecnologias de Departamento Pessoal gera.

Antigamente as empresas precisavam armazenar uma quantidade enorme de documentos impressos em papel.

Hoje em dia, todos esses documentos podem ser digitalizados e armazenados com segurança em um sistema personalizado, poupando espaço e tempo no arquivamento e localização.

Considerações finais

Preparamos este material para que você fique ciente da importância do Departamento Pessoal para a manutenção de uma empresa.

Acima de tudo, queríamos apontar as principais opções para automatizar as atividades tradicionais desse setor, tornando as atividades ainda mais eficazes e menos custosas.

Com isso, é possível agregar mais eficiência ao seu negócio usando as informações disponibilizadas.

A automação dos processos empresariais é uma realidade que envolve toda a cadeia produtiva, desde o recrutamento de funcionários até o atendimento dos clientes, os recursos tecnológicos existem para sofisticar estratégias e garantir mais eficácia e personalização.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.